Nuove norme dell’AgID sulla Conservazione Digitale

Le nuove norme sulla conservazione digitale sono state pubblicate sul sito dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ancora nel 12 settembre 2020, saranno operative solo dal 1° gennaio 2022.
 

Le novità sulla conservazione a norma dei documenti

Le linee guida prevedono importanti novità per la conservazione dei documenti che potrebbero racchiudere in 3 categorie: metadatazione, creazione dei documenti digitali da analogico (scansione) e formati.
 

Metadatazione

Prima delle modifiche delle nuove linee guida, i tag della metadatazione sulla conservazione digitale erano relativamente pochi, ora sono presenti più di 40 tag, dei quali 38 sono obbligatori.
La metadatazione è un’attività dovuta per tutti i soggetti che producono documenti digitali, sia pubblici che privati. Con le nuove indicazioni si conferma che la metadatazione è obbligatoria per: documenti informatici, documenti amministrativi informatici e fascicoli elettronici (aggregati documentali).
 

Da documento analogico a digitale

Per quanto riguarda la scansione, che permette di trasformare una copia analogica in documento informatico, ora è necessaria un’attestazione di conformità per ogni lotto di documenti ( nel caso di scansioni massive è obbligatoria la firma su ogni documento). L’attestazione di conformità dimostra l’univocità della copia realizzata dal documento analogico e deve essere firmata da: Pubblico Ufficiale, Notaio e Responsabile aziendale delegato nel privato.
 

Formati

La terza novità riguarda i formati ammessi alla conservazione digitale dei documenti. A quelli già presenti (come: PDF, TXT, ODT, DOC, XML, JPG, TIF, PNG, ecc) si aggiungono i formati ZIP e tutti quelli relativi ai file audio e video.
 

Conservazione digitale a norma: i 5 ruoli fondamentali

Le nuove linee guida AgID individua anche 5 ruoli fondamentali:

1. Titolare dell’oggetto della conservazione, cioè il soggetto produttore degli oggetti di conservazione;
2. Produttore dei PdV (Pacchetti di Versamento), ovvero la persona fisica che produce il PdV ed è il responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;
3. Utente abilitato, cioè la persona fisica che interagisce con il sistema di conservazione al fine di fruire delle informazioni di interesse;
4. Responsabile della conservazione, ovvero la persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia;
5. Conservatore, il soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione digitale dei documenti.