Digitalizzazione dei documenti cartacei a norma di legge
Con il pacchetto Business Cube2, Software Solutions propone soluzioni su misura per la conservazione digitale a Padova e in tutta Italia alle aziende che necessitano di dematerializzare i propri archivi cartacei. Tramite questo processo, infatti, è possibile ottenere una copia digitale autentica di ogni singolo documento civilistico o fiscale presente in archivio, al fine di preservarne la leggibilità, l’integrità e il valore legale nel tempo. Quest’ultimo è garantito ai sensi del DPCM del 3/12/2013 dall’apposizione di una marca temporale e di una firma digitale che sostituiscono la datazione e la firma autografa presenti sul documento originale. Business Cube2 agevola i processi di dematerializzazione dei flussi cartacei mediante un’interfaccia snella e intuitiva, che consente anche di archiviare i file in sicurezza sul cloud affinché possano essere consultati e prelevati in qualsiasi momento da qualunque postazione.
Costi di gestione ridotti e processi operativi più sicuri ed efficienti
La conversione della documentazione cartacea in formato digitale assicura vantaggi reali e misurabili in termini di produttività, efficienza e sicurezza per qualunque tipologia d’impresa. Le soluzioni gestionali e di conservazione digitale incluse in Business Cube2 consentono infatti di ottimizzare l’organizzazione dell’archivio aziendale e velocizzare la ricerca dei documenti. L’eliminazione dei supporti cartacei contribuisce ad abbassare i costi della gestione documentale, riducendo anche i tempi di distribuzione e condivisione delle informazioni fra i vari reparti. Inoltre gli archivi digitali sono più facili da proteggere, offrono un maggior controllo sui processi documentali e permettono di restringere l’accesso ai dati attraverso un sistema di credenziali multilivello.
Conservazione digitale e indicizzazione automatica dei documenti
Software Solutions garantisce assistenza per la conservazione digitale con l’obiettivo di mettere a disposizione una soluzione moderna ed efficiente per l’informatizzazione degli archivi aziendali. Le funzioni di digitalizzazione dei documenti incluse nel pacchetto Business Cube2 consentono di sfruttare tre diverse modalità operative: manuale, automatica o massiva. La prima affida all’operatore il compito di archiviare e classificare ogni documento tramite un apposito form; la seconda automatizza il processo di conversione dei documenti in formato PDF e l’inserimento dei dati identificativi grazie all’integrazione con il software gestionale, riducendo così gli errori di classificazione o duplicazione dei file. La modalità massiva, invece, predispone l’archiviazione dei documenti mediante la lettura di un codice a barre dal quale vengono ricavate automaticamente le informazioni necessarie per una corretta indicizzazione.
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